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给项目做因式分解  

2015-07-30 00:00:47|  分类: 知道一点 |  标签: |举报 |字号 订阅

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曾有不少人问我,为何一个项目做着做着,不是工期拖延,就是预算超限,再就是质量还不达标。要完成任务使项目达标,就必须控制成本、进度和质量。比如,客户要求北京万纳智慧科技公司做一个知识管理的软件项目。客户给万纳公司提供了基本的需求信息,诸如如何解决项目管理混乱,消息不灵、沟通不畅和信息闭塞,科研数据不能积累保存和复用,知识不能分享、工作重复浪费,项目结题人员流动、导致知识流失……?

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 万纳公司知道了这个需求该怎么做呢?首先要对客户的需求进行第一级分解,有了第一级的分解,才能形成设计任务书,然后交给软件设计师去细化。比如:1、做好大数据管理,即汇聚+复用海量科研数据文档,助力创新过程;2、做好大项目管理,即跨地域+虚拟化大协作,开放平台改进科研与创新管理;3、知识管理突破,即个人知识管理+组织知识管理,激发创新能力;4、科研模式创新,即大数据+大科学+大合作,与时俱进,创国内国际一流;5、科研工作信息化,即云计算+数字化+移动化,互联网催生众创管理模式。

有人说,我不分解也可以啊,直接把他交给软件工程师编程好了。其实还是要进行分解,只不过这个过程被人家做了而已。只有进行分解,才能够提供行动的指南。软件工程师接到任务就要编程了。他不做任务的分解行不行?肯定不行。没有工作分解,他就没有办法去控制进度、质量和成本。或者说,他的控制就不会细化到需要的程度。这就牵涉到项目的分解,即如何将复杂问题简单化。

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 因式分解是最重要的恒等变形之一,被广泛地应用于初等数学之中,是我们解决许多数学问题的有力工具。工作分解结构(简称WBS)跟因数分解原理一样,就是把一个项目,按一定的原则分解,项目分解成任务,任务再分解成一项项工作,再把一项项工作分配到每个人的日常活动中,直到分解不下去为止。即把定性的目标分解成定量的目标,把宏伟的目标分解成具体的目标,把三个人完成的目标分解成每个人应完成的目标,把个人要完成的工作分解成几个过程,这是一种方法,它使你知道什么时候干什么,怎样干,干成什么样。

任务分解后每项任务的成本、工时、质量标准都会明确,这将成为进行各项控制的基本依据。 那么接到一项任务后怎样进行任务分解呢?这个分解是与你的目标相关的,你的目标就是上司给你的要求。一般来说,再繁杂的项目也逃不出质量成本进度这三个方面。确定了目标,你就可以为了使管理更简洁直观统计工作更加方便更容易发现差异和问题为基本原则,来进行划分。

在做项目的任务分解时,应注意这样纵横两项原则:1、横向到边,即百分百原则,指任务分解不能出现漏项,也不能包含不在项目范围之内的任何产品或活动;2、纵向到底,指任务分解要足够细,以满足任务分配、检测及控制的目的。亦即,将主体目标逐步细化分解,最底层的任务活动可直接分派到个人去完成;每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。同时,不仅要自上而下与自下而上地充分沟通,还要一对一地个别交流,然后集中进行小组讨论。

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 任务分解具有4个主要用途:1、是一个描述思路的规划和设计工具,它帮助项目经理和项目团队确定和有效地管理项目的工作;2、是一个清晰地表示各项目工作之间的相互联系的结构设计工具;3、是一个展现项目全貌,详细说明为完成项目所必须完成的各项工作的计划工具;4、定义了里程碑事件,可以向高级管理层和客户报告项目完成情况,作为项目状况的报告工具。

不仅如此,在项目的任务分解过程中,还要特别注意:1、分解后的活动结构清晰;2、逻辑上形成一个大的活动;3、集成了所有的关键因素;4、包含临时的里程碑和监控点;5、所有活动全部定义清楚等。学会分解任务,只有将任务分解得足够细,您才能心里有数,才能有条不紊地工作,才能统筹安排您的时间表。

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